La excelencia en la calidad es un aspecto crítico de la gestión de la cadena de suministro que ayuda a las empresas a satisfacer las necesidades de los clientes, reducir costos, aumentar la eficiencia y mantener una ventaja competitiva en los mercados elegidos. Al centrarse en la excelencia de la calidad, los gestores de la cadena de suministro construyen una cadena de suministro sólida que ofrece productos y servicios de alta calidad.

En un mundo perfecto, los productos saldrían de las cadenas de montaje exactamente como deberían. Pero las cadenas de montaje no siempre producen productos perfectos. Cuando la calidad no alcanza la excelencia, los gestores inteligentes recurren a los Planes de Acción Correctiva.

Los Planes de Acción Correctiva son herramientas útiles que tienden un puente entre el Control de calidad (QC), que suele ser reactivo en respuesta a problemas y errores, y los esfuerzos más proactivos de la Garantía de calidad (QA), que trabaja para prevenir los errores antes de que se produzcan.

En este artículo, exploramos los fundamentos de los Planes de Acción Correctiva, incluida la explicación de por qué son tan importantes, ofreciendo recomendaciones para construir su propio Plan y ofreciendo lineamientos para implementar un PAC de manera efectiva.

Aprendizajes esenciales

Cuando haya terminado este artículo, tendrá claro:

• El impacto de los Planes de Acción Correctiva en su estrategia global de Excelencia de la calidad
• Componentes comunes de los Planes de Acción Correctiva exitosos
• Las ventajas de utilizar Planes de Acción Correctiva con sus proveedores
• Cómo aplicar correctamente un Plan de Acción Correctiva

¿De qué manera influyen los Planes de Acción Correctiva en la Excelencia de la calidad? 

La Norma Internacional para un Sistema de Gestión de la Calidad, ISO 9001, define la Acción Correctiva como «cualquier medida que se tome para mitigar la causa y los efectos de un problema a fin de prevenir que vuelva a ocurrir».

Un Plan de Acción Correctiva o PAC forma parte del conjunto de herramientas que los responsables de la cadena de suministro y de la garantía de calidad deben utilizar para identificar la causa raíz de un problema, desencadenar acciones para evitar que se repita y, finalmente, garantizar que la cadena de suministro funcione con eficacia.

La Excelencia en la calidad empieza por establecer el nivel adecuado de expectativas para todas las partes interesadas (proveedores, clientes, fábricas, etc.).  Es importante conocer a fondo la situación actual de sus prácticas si espera mejorarlas en el futuro. Para ello, ofrecemos varios servicios que ayudarán a los responsables de la Cadena de suministro y del Control de calidad a evaluar y ajustar sus expectativas de calidad, entre ellos:

• Auditorías de cumplimiento
• Inspecciones de productos y seguridad
• Pruebas de productos y servicios
• Revisiones de muestras

Cuando los gestores reciben resultados que están por debajo de sus expectativas, deben poner en marcha Planes de Acción Correctiva, trabajando en conjunto con su proveedor para abordar las deficiencias a medida que se van produciendo. Nadie desea realmente que le digan que el trabajo que está haciendo no está a la altura de las normas, por lo que hay que tener cuidado a la hora de entregar todos los PAC y hacerlo con sensibilidad y profesionalismo. La mayoría de los proveedores reciben abiertamente la oportunidad de mejorar, y un PAC abre la puerta para forjar alianzas y ganarse la confianza de los demás.

Hay elementos importantes que deben incluirse para ofrecer un PAC con éxito.

Colaboración basada en datos

El éxito de un Plan de Acción Correctiva debe evaluarse de manera objetiva con los KPI. 

Es probable que el PAC se inicie debido a fallos en los resultados medidos. Por lo tanto, debe construirse para impulsar la mejora de estas métricas con objetivos realistas, revisados periódicamente y medidos constantemente. Recomendamos desarrollar los objetivos en colaboración con sus socios y compartir la documentación y los KPI.

Seguimiento de las tareas

Sus PAC deberán enumerar los pasos que darán las partes interesadas para cumplir las expectativas que ustedes han alineado, redactados en un lenguaje concreto y con resultados mensurables.

Los PAC idóneos incluyen un calendario para completar cada uno de los pasos e indicaciones claras para informar de los resultados.

Responsabilidad

Por último, cada parte interesada deberá confirmar que los pasos definidos en los planes son adecuados. Todos los representantes designados deberán tener un entendimiento de quién será responsable de completar cada paso del Plan de Acción.

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Más información

¿Por qué necesita un Plan de Acción Correctiva con sus proveedores?

Los PAC son importantes para los responsables de calidad porque ayudan a impulsar la alineación con sus proveedores hacia los requisitos de calidad y rendimiento de sus clientes.

Es importante destacar que un PAC es un documento orientado al futuro que pretende ayudar a todas las partes implicadas. Los responsables de calidad quieren proveedores en los que puedan confiar a largo plazo, y los proveedores quieren saber que tienen clientes con los que también pueden contar.

Cuando los proveedores no cumplen nuestras expectativas, nadie gana, pero con un Plan de Acción Correctiva, la calidad mejora y la relación se fortalece. Hay algunas formas poderosas en las que un PAC puede beneficiarle.

Identificar las causas raíz

Antes de poner en marcha un Plan de Acción Correctiva, tendrá que identificar las causas profundas de la mala calidad utilizando un enfoque estructurado para la resolución de problemas. Esto es clave para asegurarse de que su análisis sea lo suficientemente profundo y que aborda el problema correcto.

A continuación, trabajar en soluciones específicas beneficiará a ambas partes y mejorará la calidad y la reputación general del proveedor. Al solucionar el problema desde su origen, tanto el proveedor como el cliente ahorran tiempo y dinero, una situación que mejora el balance final para todos.

Empoderar a los proveedores

Los Planes de Acción Correctiva empoderan a los proveedores para que asuman el control de su gestión de la calidad. Cuando se espera que mantengan la propiedad de la calidad de sus productos, los proveedores suelen ir más allá de nuestras expectativas. Esto es especialmente cierto cuando los proveedores saben que es probable que el éxito de los Planes de Acción aumenten la oportunidad de seguir haciendo negocios.

Además, los PAC suelen exigirse por las normas de la industria, los reglamentos y los acuerdos contractuales. El incumplimiento de un PAC puede acarrear sanciones económicas, acciones legales y daños a la reputación del proveedor.

Prevenir riesgos y defectos recurrentes

En algunos casos, los PAC abordan problemas de seguridad. Los PAC eficaces protegen a los trabajadores, a los consumidores y al medio ambiente garantizando que el proceso de producción se lleve a cabo de forma responsable y que los productos hayan superado las pruebas adecuadas antes de llegar a los consumidores.

A menudo, la devolución o sustitución de los productos defectuosos costará tanto como la propia fabricación, con un retraso significativo en su suministro.

Los defectos relacionados con la calidad pueden perjudicar rápidamente a su empresa de varias maneras. Por ejemplo:

• Devolver una compra en línea dañada puede costar al negocio 17 veces más que el costo del envío original.
• Los minoristas medios pierden el 4% de los ingresos debido a defectos y devoluciones.
• La mala calidad cuesta al detallista un 20% de sus ventas.

 Dificultades como éstas pueden abordarse con un enfoque proactivo: trabajando en un PAC.

¿Cómo se pone en marcha un Plan de Acción Correctiva?

Los pasos necesarios para aplicar un PAC pueden variar en función de la organización y de la naturaleza del problema, pero a continuación encontrará algunas recomendaciones generales que le ayudarán a que el proceso sea más fluido.

Utilice un PAC digital integrado en los informes de inspección

Aproveche la tecnología para asignar Planes de Acción Correctiva en tiempo real a medida que se toman las medidas y se entregan los informes.

La claridad y eficacia de los PAC digitales incrustados hace que los cambios sean más fáciles y tengan mayor impacto. Es una poderosa ventaja competitiva.

Talleres presenciales y a distancia

Sin la formación adecuada, los Planes de Acción Correctiva están condenados al fracaso.

Asegúrese de que sus socios proveedores reciben la formación adecuada para abordar sus problemas de calidad. Los mejores proveedores de servicios de inspección ofrecen diversas opciones de talleres, tanto in situ como a distancia.

5 errores comunes que debe evitar 

Cuando los Planes de Acción Correctiva fracasan, normalmente puede atribuirse a uno de estos errores comunes:

1. Análisis deficientes: Asegúrese de que está utilizando datos precisos y actualizados para identificar las causas raíz correctas. Esta es la base de sus PAC. Mediante un análisis de datos incorrectos o incompletos abordará los síntomas de los problemas y no las causas.
2. Mala planificación: Sin una planificación adecuada, es poco probable que el PAC tenga éxito. Asegúrese de que las metas y los objetivos estén claros y de que los recursos para realizar los cambios sean los adecuados. Supervise el progreso en tiempo real y haga un seguimiento regular durante las reuniones del comité.
3. Formación deficiente: Invierta los recursos necesarios en proporcionar formación. Sin una capacitación adecuada, es posible que los empleados no puedan llevar a cabo con eficacia las tareas que se les asignen. El resultado es la frustración y el fracaso en la consecución de los resultados deseados.
4. Comunicación deficiente: La falta de comunicación entre los miembros del equipo o las partes interesadas puede provocar malentendidos, retrasos y confusión. Establezca protocolos para compartir los progresos, los informes y los plazos.
5. Resistencia: Dado que puede haber temor al cambio, es posible que encuentre resistencia a aplicar el Plan de Acción Correctiva. Una articulación adecuada del Plan y de los resultados buscados puede ayudar a abordar los recelos. Las personas tienden a cooperar más cuando pueden ver cómo les beneficia un Plan y cuando comprenden el papel que desempeñan.

Afortunadamente, cada uno de esos errores comunes puede evitarse con la atención adecuada al proceso y a la comunicación. La aplicación de Planes de Acción Correctiva puede ser el primer paso para operar de forma más eficaz, más eficiente y ofrecer un mejor valor a sus clientes, al tiempo que establece una ventaja competitiva en el mercado.

Cómo puede ayudar QIMA 

QIMA tiene la tecnología y la experiencia para ser su socio global en Excelencia de Calidad.

Hemos tenido presencia a nivel mundial en la Gestión de la Calidad desde 2005. Somos el primer proveedor de servicios de QA en establecer un proceso de reserva en línea; en QIMA somos nativos digitales con experiencia en CPG y TIC (pruebas, inspección y certificación para bienes de consumo envasados) y venta al por menor.

QIMA opera en 100 países, dando servicio a más de 30,000 marcas globales en una amplia gama de productos, incluyendo softlines, hardlines, alimentación y agricultura. Al trabajar como un facilitador entre usted y sus fábricas, ayudamos a identificar las causas raíz de la mala calidad y apoyamos la implementación de sus Planes de Acción Correctiva.

El software colaborativo QIMAone pone nuestra vasta experiencia en la palma de sus manos con un software de inspección que centraliza fácilmente a todas las partes interesadas para mejorar la calidad. Los Planes de Acción Correctiva vienen integrados en su informe, proporcionados en tiempo real a su equipo en todo el mundo, lo que facilita el seguimiento con los proveedores y fomenta la responsabilidad.

En QIMA, ofrecemos varios servicios que pueden ayudar a su equipo a obtener la información que necesita para completar su análisis, incluidas inspecciones, auditorías, certificaciones y pruebas.

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